Quản lý văn bản
Tiếp nhận, vào sổ và theo dõi văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ theo số hiệu và trạng thái.
Giải pháp Văn phòng số
Theo dõi văn bản và công việc,
không bỏ sót bước xử lý.
Một nơi để văn thư tiếp nhận, lãnh đạo giao việc và phòng ban cập nhật kết quả. Quy trình được thiết kế theo cơ cấu và cách vận hành của doanh nghiệp.
Các nghiệp vụ cần quản lý
Phạm vi và cách tích hợp được xác định khi khảo sát hệ thống của doanh nghiệp.
Trình ký & phê duyệt
Thiết lập luồng xử lý qua các cấp. Ghi nhận ý kiến và lịch sử tại từng bước.
Giao việc & nhắc hạn
Gắn nhiệm vụ với văn bản, người thực hiện, phòng ban phối hợp và thời hạn xử lý.
Kho hồ sơ tập trung
Tổ chức theo thư mục và loại văn bản. Tra cứu, quản lý phiên bản và chia sẻ theo quyền.
Phân quyền & nhật ký
Quyền xem, tạo, sửa, ký và tải xuống theo vai trò; quản lý riêng dữ liệu nhạy cảm.
Báo cáo điều hành
Tổng hợp văn bản, nhiệm vụ và tiến độ theo phòng ban để hỗ trợ theo dõi công việc.
Thiết kế theo tổ chức của bạn
- Vai trò: lãnh đạo, văn thư, trưởng phòng, nhân sự và quản trị hệ thống.
- Luồng văn bản đến, đi, nội bộ và quy trình linh hoạt.
- Quy tắc phân quyền, người thay thế và phòng ban phối hợp.
- Nhu cầu chữ ký số, SSO, email và tích hợp API.
Chuẩn bị trước khi triển khai
- Danh sách quy trình ưu tiên và biểu mẫu đang sử dụng.
- Cơ cấu tổ chức, số lượng người dùng và hệ thống hiện hữu.
- Yêu cầu lưu trữ, sao lưu và triển khai nội bộ hoặc đám mây.
- Kế hoạch thí điểm, đào tạo và tiêu chí nghiệm thu.
Triển khai từng bước
Trao đổi nhu cầu
Làm rõ vấn đề, mục tiêu và hiện trạng hệ thống của doanh nghiệp.
Khảo sát & đề xuất
Thống nhất phạm vi, phương án triển khai, ngân sách và tiến độ.
Triển khai & kiểm thử
Xây dựng theo giai đoạn, kiểm thử nghiệp vụ và tiếp nhận phản hồi.
Bàn giao & hỗ trợ
Đào tạo người dùng, bàn giao tài liệu và thống nhất hỗ trợ vận hành.
Câu hỏi thường gặp
Bản dùng thử có cần tạo tài khoản không?
Không. Bạn có thể dùng dữ liệu mẫu ngay trên trình duyệt, tìm văn bản, xem chi tiết và thực hiện các thao tác xử lý. Dữ liệu mẫu chỉ được lưu trên thiết bị của bạn.
Có thể thay đổi quy trình theo từng doanh nghiệp không?
Quy trình, vai trò và phạm vi chức năng cần được khảo sát và thống nhất trong thiết kế giải pháp. Bản dùng thử chỉ minh họa một số nghiệp vụ phổ biến.
Chi phí được xác định như thế nào?
Dựa trên phạm vi nghiệp vụ, số lượng người dùng, tích hợp, hạ tầng và các yêu cầu chuyển giao. Táo Đỏ sẽ trao đổi trước khi lập đề xuất và báo giá cụ thể.
Có thể tích hợp chữ ký số và phần mềm đang sử dụng không?
Cần kiểm tra khả năng cung cấp API, phương thức xác thực và yêu cầu kỹ thuật của từng hệ thống. Phương án tích hợp được thống nhất sau khảo sát.